С 1 сентября 2026 года транспортные накладные необходимо оформлять в электронном виде. Переход на электронные транспортные накладные — ЭТРН — может показаться сложным, однако процесс становится понятным, если разделить его на последовательные этапы. Полная инструкция здесь.
Для работы с ЭТРН необходимы три компонента:
Инструмент для подготовки и заполнения электронного документа.
Оператор электронного документооборота, через которого документ будет отправлен.
Квалифицированная электронная подпись для подписания накладной.
Использовать специализированное решение конкретного оператора ЭДО необязательно. Теоретически ЭТРН можно самостоятельно заполнить в формате XML и передать оператору, но на практике это сложно и требует значительных трудозатрат. Поэтому далее процесс рассматривается на примере учётной системы «МойСклад» и приложения ЭДОК, встроенного в неё.
В первую очередь ЭТРН касается грузоотправителей — продавцов, которые передают товары покупателям через стороннюю транспортную компанию. Если груз доставляется собственным сотрудником на автомобиле организации, ЭТРН не требуется. При перевозке груза между филиалами одного юридического лица ЭТРН не нужна, поскольку грузоотправителем и грузополучателем выступает одна организация.
Перед созданием накладной нужно оформить отгрузку, собрать товар и направить заявку перевозчику. Транспортная компания сообщает номер заказа, данные водителя и автомобиля. Эта информация потребуется при заполнении ЭТРН.
Приложение ЭДОК позволяет сформировать транспортную накладную непосредственно из документа отгрузки в «МойСклад». Оно проверяет обязательные поля и показывает, какие сведения необходимо добавить. В накладной указываются её номер, номер и дата заказа на перевозку, а при наличии — идентификатор из государственной информационной системы. Если грузоотправитель не является экспедитором, соответствующие дополнительные разделы заполнять не нужно. Документ можно сохранять как черновик и возвращаться к его заполнению позже.
Следующий этап — указание участников перевозки. В простой схеме грузоотправителем является продавец, грузополучателем — покупатель, а перевозчиком — сторонняя транспортная компания. Для каждой организации необходимо указать идентификатор участника ЭДО. Если контрагент работает с несколькими операторами, следует использовать идентификатор того оператора, через которого он просит направить документ. Также добавляются контактные данные ответственных сотрудников и фактический адрес доставки.
Большую часть этой информации можно заранее сохранить в карточках организаций и контрагентов. Тогда при создании следующих накладных данные будут подставляться автоматически. Аналогичным образом один раз сохраняются сведения о перевозчике, включая его идентификатор ЭДО и контактную информацию.
Особое внимание необходимо уделить разделу «Груз». В нём указываются все грузовые места, фактически передаваемые перевозчику: коробки, палеты и другие упаковочные единицы, а также их масса брутто. Для ускорения работы можно создавать шаблоны типовых грузовых мест. Корректность этих данных важна, поскольку именно за указанный в накладной груз перевозчик несёт ответственность. Если фактически передать больше мест, чем отражено в ЭТРН, доказать утрату неуказанного места будет невозможно.
При необходимости в документ вносятся дополнительные указания и сведения о переадресовке. В частности, определяется, кто вправе изменить адрес доставки — грузоотправитель или грузополучатель.
Далее заполняются данные водителя и транспортного средства. Для водителя обязательно указывается телефон, а для идентификации рекомендуется добавить ИНН или сведения о водительском удостоверении. После первого заполнения данные сохраняются в справочнике и могут повторно использоваться при следующих перевозках. То же относится к автомобилю: его сведения вносятся на основании подтверждения заявки от транспортной компании и затем автоматически подставляются в новые документы.
На этапе погрузки фиксируются плановые и фактические даты и время прибытия и убытия транспорта, общая масса груза, способ её определения и адрес склада. Если адрес склада заранее заполнен в «МойСклад», он автоматически попадёт в ЭТРН. Чем полнее настроены карточки контрагентов, перевозчиков, складов и другие связанные данные, тем меньше информации сотрудникам приходится вводить вручную.
Когда все обязательные поля заполнены, приложение формирует XML-файл ЭТРН. Его необходимо загрузить оператору ЭДО и подписать квалифицированной электронной подписью до того, как автомобиль покинет склад. Для этого бизнес-процесс можно разделить: логист заранее создаёт и заполняет черновик, кладовщик вносит фактические данные о погрузке, а уполномоченный сотрудник проверяет и подписывает документ. Если накладную подписывает не руководитель, на сотрудника должна быть оформлена соответствующая доверенность.
Также необходимо указать, совпадает ли лицо, осуществляющее погрузку, с грузоотправителем. Если погрузкой занимается сторонняя организация, в ЭТРН вносятся её данные.
В дальнейшем работу планируется дополнить интерфейсом для терминалов сбора данных. Кладовщик сможет непосредственно на складе указывать количество, размеры и массу грузовых мест, а затем подтверждать готовность груза к отправке. После завершения прямой интеграции с оператором ЭДО документ можно будет передавать ему из приложения, а ответственному сотруднику останется подписать накладные в личном кабинете. После подписания водитель получит информацию о загруженных товарах и грузовых местах и сможет подтвердить их приём.
Таким образом, связка «МойСклад» и ЭДОК позволяет выстроить единый и понятный процесс оформления ЭТРН: данные автоматически переносятся из отгрузок, карточек контрагентов и справочников, обязательные поля проверяются, а повторяющаяся информация сохраняется для последующего использования. Решение ЭДОК сокращает количество ручных операций и ошибок, упрощает подготовку и отправку ЭТРН и существенно экономит время логистов, кладовщиков и других ответственных сотрудников.
Для того, чтобы попробовать «МойСклад» и ЭДОК перейдите на описание решения ЭДОК https://am4u.ru/edoc и по инструкции получите 14 дней бесплатного доступа к этим инструментам.